Zweck
Diese Anleitung beschreibt den internen Ablauf zur Ausstellung und Dokumentation von Gutscheinen im Rahmen von Spendenanfragen, Tombolas und Sachspenden.
Ziel ist eine einheitliche Vergabe von Gutscheinen sowie eine nachvollziehbare und prüfbare Dokumentation aller ausgestellten und eingelösten Gutscheine.
1) Anwendungsfall und Grundsatz
Immer wenn eine Sachspende angefragt wird (z. B. für Vereine, Kindergärten, Schulen oder Veranstaltungen), besteht die Möglichkeit einen Gutschein auszustellen.
Die Gutscheinvergabe erfolgt ausschließlich gemäß dieser Anleitung und nur in den definierten Gutscheinvarianten.
2) Verfügbare Gutscheinarten und Werte
Es stehen ausschließlich die folgenden Gutscheine zur Verfügung:
- Gutschein Sandkasten – Wert: 50 € – Kürzel: SK
- Tombola Gutschein sandkasten.de
- Gutschein Holzturnreck – Wert: 75 € – Kürzel: HT
- Tombola Gutschein turnstangen.de
- Gutschein Edelstahlturnreck – Wert: 100 € – Kürzel: ET
- Tombola Gutschein tolymp.de
Die Gutscheine sind unter C:\TOLYMP Onedrive\OneDrive – tolymp.de\Media\Vertriebsunterlagen\Gutscheine bei Spendenanfrage ebenfalls zu finden.
Andere Gutscheinarten oder abweichende Beträge sind nicht zulässig.
3) Bildung des Gutscheincodes
Jeder Gutschein erhält einen eindeutigen, 12-stelligen Gutscheincode. Dieser Code wird manuell vergeben und setzt sich wie folgt zusammen:
Aufbau des Gutscheincodes:
TTMMJJJJ + Namenskürzel Aussteller + Gutschein-Kürzel
- TTMMJJJJ = Ausstellungsdatum (z. B. 26012026)
- Namenskürzel des Ausstellers (z. B. MO)
- Gutschein-Kürzel (SK, HT oder ET)
Beispiel:
Gutschein Edelstahlturnreck, ausgestellt am 26.01.2026 durch Mitarbeiter MO:
26012026MOET
Der Gutscheincode darf nicht nachträglich geändert werden. Der Gutscheincode wird mit Hilfe eines Textfeldes in PDF-Viewer eingefügt. Wichtig: als PDF abspeichern.
4) Ausstellung des Gutscheins
Bei Genehmigung der Spendenanfrage wird der passende Gutschein ausgewählt und der Gutscheincode gemäß Abschnitt 3 erstellt.
Der Gutschein wird dem Empfänger schriftlich (z. B. per E-Mail oder Ausdruck) übermittelt.
Vor der Übergabe ist zwingend sicherzustellen, dass der Gutscheincode korrekt dokumentiert wurde. Die fertig bearbeiteten Gutscheine werden im Ordner „Ausgestellte Gutscheine“ unter C:\TOLYMP Onedrive\OneDrive – tolymp.de\Media\Vertriebsunterlagen\Gutscheine bei Spendenanfrage\Ausgestellte Gutscheine abgespeichert.
5) Dokumentation in der Excel-Tabelle
Jeder ausgestellte Gutschein muss unmittelbar in der zentralen Excel-Tabelle dokumentiert werden. Diese Tabelle ist Bestandteil dieses MaTILDA-Beitrages.
Die Excel-Tabelle muss folgende Spalten enthalten:
- Gutscheincode
- Ausstelldatum
- Aussteller
- Empfänger
- Eingelöst am
- R-Nummer des Auftrages
Beim Ausstellen des Gutscheins sind mindestens die Spalten Gutscheincode, Ausstelldatum, Aussteller und Empfänger vollständig auszufüllen.
Die Excel-Liste ist unter C:\TOLYMP Onedrive\OneDrive – tolymp.de\Media\Vertriebsunterlagen\Gutscheine bei Spendenanfrage\ zu finden und auszufüllen.
6) Einlösung des Gutscheins
Wird ein Gutschein eingelöst, sind folgende Angaben nachzutragen:
- Datum der Einlösung in der Spalte „Eingelöst am“
- Die zugehörige R-Nummer des Auftrages
Ein Gutschein darf nur einmal eingelöst werden.
7) Kontrolle und Prüfung
In regelmäßigen Abständen ist eine Kontrolle der Excel-Tabelle durchzuführen.
Dabei ist zu prüfen:
- ob alle ausgestellten Gutscheine vollständig dokumentiert sind
- ob eingelöste Gutscheine ein Einlösedatum und eine R-Nummer enthalten
- ob keine Gutscheincodes doppelt vergeben wurden
Unstimmigkeiten sind sofort zu klären und zu korrigieren.