Zweck
Diese Funktion ermöglicht es Kunden, ein erhaltenes Angebot direkt über ein digitales Bestellformular verbindlich zu beauftragen. Dadurch entfällt die erneute Abfrage bereits bekannter Daten wie Liefer- und Rechnungsadresse.
Ziel ist es, den Bestellprozess zu vereinfachen, Rückfragen zu reduzieren und die Angebotsannahme deutlich zu beschleunigen.
Wichtiger Hinweis zur PDF-Erstellung:
Beim Generieren von PDF-Dateien in Microsoft Word (so lange noch Angebote mit WORD erstellt werden) darf nicht der PDF24-Druckertreiber verwendet werden, da in diesem Fall enthaltene Links (z. B. zum Bestellformular) nicht mehr funktionieren.
Bitte stattdessen immer den Export über:
F12 → „Speichern unter“ → Dateiformat „PDF“ verwenden.
Alternativ könnt ihr auch einen anderen Weg zum PDF-Exportieren nutzen, wichtig ist nur dass der Link zum Bestell-Formular funktioniert.
1) Automatische Erstellung des Bestell-Links
Für jedes erstellte Angebot wird automatisch ein individueller Bestell-Link generiert. Dieser Link wird systemseitig durch das TOLYMP-Nexus System erstellt und ist eindeutig einem Angebot zugeordnet.
https://bestellen.tolymp.de/?d=-EYey-Fg
Der Parameter hinter d= ist ein automatisch generierter, eindeutiger Schlüssel, der das jeweilige Angebot referenziert.
Der Link wird automatisch in der E-Mail „Angebotsdokument“ an den Vertrieb eingefügt und kann von dort aus an den Kunden weitergegeben werden.
Zusätzlich wird der Bestell-Link direkt im Angebotsdokument des Kunden integriert.
Die Weitergabe des Links an den Kunden kann über verschiedene Kanäle erfolgen:
- Telefonische Übermittlung
2) Aufbau und Inhalte des Bestellformulars
Das Bestellformular enthält bereits alle im Angebot vorhandenen Daten. Dazu gehören insbesondere:
- Name des Kunden
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Angebotspositionen
Der Kunde ergänzt im Formular lediglich fehlende Angaben und sendet die Bestellung anschließend verbindlich ab.
Ein Beispiel für das Bestellformular:
Oben rechts im Formular wird automatisch der zuständige Vertriebsmitarbeiter angezeigt, der dem Angebot zugeordnet ist.
In Abhängigkeit vom Lieferland erfolgt eine zusätzliche Abfrage der Umsatzsteuer-ID bei innergemeinschaftlichen Lieferungen.
3) Verarbeitung der Bestellung
Nach Absenden des Formulars erhält der Vertrieb eine E-Mail mit allen relevanten Bestelldaten.
Diese Informationen dienen aktuell als Grundlage, um den Auftrag im System DreamRobot manuell zu vervollständigen.
Eine vollständige Automatisierung der Auftragserstellung in DreamRobot ist bereits geplant, jedoch aktuell noch nicht umgesetzt.
4) Gültigkeit des Bestell-Links
Die Gültigkeit des Bestell-Links richtet sich nach dem Angebotstyp:
- B2C-Angebote: 14 Tage
- B2B-Angebote: 30 Tage
Das jeweilige Gültigkeitsdatum wird im Bestellformular für den Kunden sichtbar angezeigt.
Nach Ablauf der Frist ist der Link nicht mehr nutzbar und das Formular kann nicht mehr abgesendet werden.
5) Dynamische Aktualisierung der Angebotsdaten (wird noch geändert in eingefroren)
Das Bestellformular greift in Echtzeit auf die Angebotsdaten in Bitrix24 zu.
Änderungen am Angebot, die nach dem Versand des Links vorgenommen werden, sind somit sofort im Bestellformular sichtbar.
Wird während eines Telefonats ein Rabatt oder eine Positionsänderung im Angebot in Bitrix24 angepasst, sieht der Kunde nach einem Neuladen des Formulars automatisch die aktualisierten Werte.
6) Kontrolle und Hinweise
- Prüfe vor Weitergabe des Links, ob das Angebot vollständig und korrekt ist.
- Beachte die Gültigkeitsdauer des Angebots.
- Weise den Kunden darauf hin, dass Änderungen am Angebot jederzeit sichtbar sein können.
- Kontrolliere nach Eingang der Bestellung die übermittelten Daten vor der Weiterverarbeitung in DreamRobot.