Ziel dieses Leitfadens ist es, dass wir alle im gleichen Stil Mails an unsere Kunden senden. Das gilt für die gesamte Kommunikation u.a. Angebot senden, Nachfrage/Nachfassen per Mail.
Selbstverständlich soll jeder Vertriebler seine Personalität mit einbringen können, es geht nicht darum jede Formulierung vorzugeben, allerdings manche in der Vergangenheit genutzte Formulierungen zu verbessern. Es gibt einen Rahmen, der unter anderem Schriftgröße und -art, Ansprache an Kunden und die Message, die wir dem Kunden vermitteln wollen, festlegt.
Schriftgröße und Schriftart
Die Standard-Schriftart ist Aptos. Die Schriftgröße ist 12. Diese ist von jedem Mitarbeiter zu nutzen. (Im Outlook: Datei – Optionen – E-Mail – Briefpapier und Schriftart – sowohl bei Antworten als auch bei Neue Nachricht)
Du / Sie als Ansprache
Wann Siezen?
- Respekt und Professionalität: Wirkt formeller, seriöser und distanzierter.
- Ältere Zielgruppen: Ältere Kunden (50+) siezen lieber, um Respekt zu zeigen.
- Business-Netzwerke (Xing/LinkedIn): Bei Erstkontakt oft das erwartete Niveau.
Wann Duzen?
- Nähe und Vertrauen: Schafft eine sympathische, freundschaftliche Ebene.
- Jüngere Zielgruppen: 16-29-Jährige bevorzugen mehrheitlich das „Du“.
- Social Media: Auf Instagram, TikTok, Twitter ist das „Du“ Standard.
- Branche: Bei hippen, jungen Marken (z.B. Mode, Burgerläden, Personal Trainer) ist es üblich.
Wie oben dargestellt wird es gängig beschrieben.
Letztendlich ist das eine Bauchgefühl-Entscheidung, die jeder Vertriebler treffen muss. Im B2B gehe ich immer mit der Formulierung
„Hallo / Guten Tag / Moin NAME,
ich bin Marcel von TOLYMP. Ich freue mich, dich bei der Umsetzung deines Projekts zu unterstützen. Bei uns ist Individualität auch in der Ansprache selbstverständlich, wenn du lieber formell angesprochen werden möchtest, berücksichtige ich das gerne. Uns ist wichtig, dass du dich rundum wohlfühlst!“
an den Kunden. Das Feedback ist zu 90% beim „du“ und bis jetzt immer positiv.
In E-Mails wird „du“ und seine Formen standardmäßig klein geschrieben, was Nähe signalisiert, und die moderne Norm ist. Dies bitte in den Mails auch so handhaben.
Formulierungen
Bei den Formulierungen ist es wichtig, eine persönliche Bindung zum Kunden aufzubauen, sein Vertrauen zu gewinnen, denn Vertrauen ist mit Abstand der wichtigste Aspekt beim Verkaufen und die Grundlage jeglicher Geschäftsbeziehungen.
Gebt dem Kunden das Gefühl, dass ihr sein persönlicher Berater seid:
Nicht: Wir freuen uns auf dein Feedback, einen Termin mit uns zu vereinbaren, bislang haben wir leider noch nichts von dir gehört
Sondern: Ich freue mich auf dein Feedback, einen Termin mit mir zu vereinbaren, bislang habe ich noch nichts von dir gehört
Planungskalender
Integriere den Planungskalender in den Satz:
„Gerne möchte ich mit dir über dein Projekt sprechen. Buche dir einen Termin in meinem Online-Terminkalender . Über z.B. Teams können wir mit unserem 3D-Planungstool deine Wünsche und Anforderungen live umsetzen und deine offenen Fragen klären.“
Die Verlinkung in Rot, dass fällt erstens mehr auf und zweitens ist das unsere Unternehmensfarbe.
Mit dieser Formulierung gibst du dem Kunden ebenfalls das Gefühl, dass er sich einen Termin bei DIR bucht, bei seinem persönlichen Berater, der bei jeder Kontaktaufnahme weiß, was besprochen wurde, dem er vertrauen kann.
Beim Nachfragen/Nachfassen per Mail, weil der Kunde telefonisch nicht erreicht worden ist, ist folgender Satz essentiell: Was kann ich für dich tun, damit wir dein Projekt gemeinsam realisieren?
Spiel ihm damit den Ball zu, zeig ihm dein Interesse an seinem Projekt, biete Hilfe an.
Hier sind Mailvorlagen aus dem Bereich B2B die auch im B2C genutzt werden können:
Nachfragen:
Hallo / Guten Tag / Moin NAME,
ich bin Marcel von TOLYMP. Ich freue mich, dich bei der Umsetzung deines Projekts zu unterstützen. Bei uns ist Individualität auch in der Ansprache selbstverständlich, wenn du lieber formell angesprochen werden möchtest, berücksichtige ich das gerne. Uns ist wichtig, dass du dich rundum wohlfühlst!
Telefonisch konnte ich dich leider nicht erreichen. Ich hatte dir vor einiger Zeit ein Angebot zu deiner Anfrage bei TOLYMP zukommen lassen und wollte nachfragen, wie der aktuelle Stand in deinem Projekt ist. Was kann ich für dich tun, damit wir dein Projekt gemeinsam realisieren?
Hast du noch offene Fragen oder Änderungswünsche? Buche Dir gerne einen Termin in meinem Online-Terminkalender . Über z.B. Teams können wir mit unserem 3D-Planungstool deine Änderungen live umsetzen und deine offenen Fragen klären.
Ich freue mich auf deine Rückmeldung und wünsche dir einen schönen Tag.
Erstkontakt per Mail ohne Angebot:
Hallo / Guten Tag / Moin NAME,
ich bin Marcel von TOLYMP. Ich freue mich, dich bei der Umsetzung deines Projekts zu unterstützen. Bei uns ist Individualität auch in der Ansprache selbstverständlich, wenn du lieber formell angesprochen werden möchtest, berücksichtige ich das gerne. Uns ist wichtig, dass du dich rundum wohlfühlst!
Gerne möchte ich mit dir über dein Projekt sprechen. Buche dir gerne einen Termin in meinem Online-Terminkalender . Über z.B. Teams können wir mit unserem 3D-Planungstool deine Wünsche und Anforderungen live umsetzen und deine offenen Fragen klären.
Ich freue mich auf deine Rückmeldung und wünsche dir einen schönen Tag.
Erstkontakt per Mail mit Angebot:
Hallo / Guten Tag / Moin NAME,
ich bin Marcel von TOLYMP. Ich freue mich, dich bei der Umsetzung deines Projekts zu unterstützen. Bei uns ist Individualität auch in der Ansprache selbstverständlich, wenn du lieber formell angesprochen werden möchtest, berücksichtige ich das gerne. Uns ist wichtig, dass du dich rundum wohlfühlst!
Im Anhang findest du mein unverbindliches Angebot individualisiert auf deine Wünsche.
Gerne möchte ich mit dir über dein Projekt sprechen. Buche dir einen Termin in meinem Online-Terminkalender . Über z.B. Teams können wir mit unserem 3D-Planungstool deine Wünsche und Anforderungen live umsetzen und deine offenen Fragen klären.