Willkommen bei TOLYMP!
Schön, dass du da bist. In dieser Übersicht stellen wir dir kurz unsere wichtigsten Systeme und Abläufe vor, damit du schnell weißt, wo du welche Informationen findest und wie die Tools zusammenhängen.
Tipp: Klicke auf das Schaubild, um es vergrößert (Zoom) anzusehen.
DreamRobot – unser Warenwirtschaftsprogramm über das laufende Aufträge und deren Status einzusehen sind. Hierüber erfolgen automatische Mails Richtung Kunde zum Thema Auftragsbestätigung, Sendungsverfolgung, Rechnung, Zahlungswesen; Diese Mails können in Outlook verfolgt werden, da das Programm mit Outlook verknüpft ist. In diesem Programm passen wir intern auftragsspezifische Dinge wie Stücklisten und Adressdaten an. Außerdem haben wir in diesem Programm unsere Lagerbestände hinterlegt.
Bitrix – in diesem Programm sind unsere Kundendaten hinterlegt. Außerdem erstellen wir hierüber Angebote. Wenn ein Angebot vom Kunden angenommen wird, können wir es überspielen zu DreamRobot als einen laufenden Auftrag; Außerdem können hier relevante Infos zu Kunden eingetragen werden („Kunde meldet sich in 6 Monaten“…). Auch Partner und Lieferanten sind in Bitrix als Kontakt hinterlegt inkl. laufender Verträge oder Preislisten (Beispiel GLS). Über Bitrix läuft außerdem unsere Telefonie.
3D-Planer – hier werden Stationen geplant oder erweitert. Der 3D-Planer kann von Kunden und von Mitarbeitern genutzt werden. Sobald eine Konfiguration gespeichert wird, ist diese in Bitrix am entsprechenden Kontakt zu finden.
Blue – unser Tool über welches wir öffentliche Aufträge mit Verantwortlichkeiten abbilden oder Arbeitsabläufe verbessern über Checklisten.
Outlook – unser Mailprogramm. Jeder Mitarbeiter hat sein eigenes Mailpostfach. Wir arbeiten alle zusätzlich gemeinsam im service@tolymp.de Postfach. Jeder Mitarbeiter hat hier seine eigene farbliche Kategorie, um eine Übersicht zu erhalten.
Crisp-Chat – über unsere Website kann ein Kunde mit uns per Chat Kontakt aufnehmen.
Teams – unser internes Kommunikationstool
Academy – Unsere E-Learning Plattform für einen strukturierten Lernprozess unserer Abläufe (aktuell nur Kurse für 3D-Planer)
MaTILDA – unser Wissensportal. Hier gibt es Mailvorlagen zu verschiedenen Themen, Arbeitsabläufe und Zusammenhänge werden erklärt und interne Abstimmungen sind hier aufgezeichnet. MaTILDA steht für Mitarbeiter TOLYMP Info, Lern und Dokumentations Archiv
Mollie – unser Zahlungsdienstleister der es unseren Kunden ermöglich per Klarna, Paypal oder Kreditkarte zu zahlen. Hier können wir auch manuelle Zahlungslinks für Kunden erstellen, wenn diese nicht über unseren Shop einkaufen.
Zoom – dieses Programm ermöglicht uns und unseren Kunden die Videotelefonie, wenn der Kunde kein Teams hat.
Hilfreiche kostenfreie Tools:
Roboform – unser Passwort-Manager
Ditto – Clipboard-Manager, um kopierte Texte zu speichern und zu verwalten. Hilfreich für Mailvorlagen, die täglich benötigt werden
Lightshot – kostenloses Screenshot Programm
PDF24 – hier können PDF’s bearbeitet werden