Zweck
In dieser Anleitung erfährst du, wie erhaltene Bankzahlungen mit dem TOLYMP Nexus Assistant abgeglichen und den passenden Aufträgen in DreamRobot zugeordnet werden. Der Abgleich basiert auf allen in DreamRobot vorhandenen Aufträgen.
Außerdem wird beschrieben, wie automatisch erkannte Zahlungsfälle verarbeitet werden, wie du Sonderfälle manuell nachpflegst und welche Einstellungen nur für administrative Zwecke relevant sind.
1) Bankzahlungen im Modul BANK abrufen
Öffne in DreamRobot das Modul BANK und führe dort die Funktion Abrufen aus. Dadurch werden die aktuellen Bankumsätze eingelesen.
Modul: BANK
Funktion: Abrufen
Nach dem Abruf werden die eingelesenen Bankzahlungen angezeigt.
Alle Zahlungen, bei denen Betrag und Verwendungszweck eindeutig zu einem Auftrag passen, werden direkt dem korrekten Auftrag zugeordnet. Das betrifft nur vollständige Zahlungen. Fälle wie Anzahlung oder Restzahlung werden nicht direkt auf diese Weise abgeschlossen.
2) In das TOLYMP – DreamRobot Dashboard wechseln
Wechsle anschließend in das TOLYMP – DreamRobot Dashboard.
3) Aufträge synchronisieren
Führe im Dashboard die Funktion Aufträge synchronisieren aus. Dieser Schritt ist aktuell noch erforderlich. Künftig soll die Synchronisierung automatisch erfolgen.
4) Bankumsätze synchronisieren
Wechsle auf das Register Bankumsätze und führe dort die Funktion Bank synchronisieren aus. Auch dieser Schritt ist aktuell noch erforderlich und soll später automatisch erfolgen.
5) Zuordnungs-Assistent öffnen
Wechsle jetzt in den Zuordnungs-Assistenten. Dort werden automatisch erkannte Bankumsätze zusammen mit dem jeweiligen Zahlungstyp angezeigt.
Mögliche automatisch erkannte Zahlungstypen:
- Anzahlung
- Restzahlung
- Doppelzahlung
- weitere eindeutig erkennbare Zahlungsfälle
Unter Aktionen kannst du die Vorschau der E-Mail und die Detaildaten einsehen. Prüfe diese Angaben vor der Verarbeitung stichprobenartig.
6) Datensätze verarbeiten
Wenn die Zuordnungen und Inhalte korrekt sind, verarbeite die ausgewählten Datensätze mit dem Button Zuordnen & E-Mails.
Wichtig: Deaktiviere vor der endgültigen Verarbeitung den Testmodus.
Bei der Verarbeitung werden automatisch mehrere Folgeaktionen ausgeführt.
- Es wird eine zum Zahlungstyp passende E-Mail in der korrekten Landessprache an den Kunden versendet.
- In DreamRobot werden die Felder Anzahlung und Anzahlung erhalten aktualisiert.
- Das Feld Infos (eigene Notizen) in DreamRobot wird gemäß den hinterlegten Einstellungen ergänzt.
Im Feld Infos kann zum Beispiel der Status FREI eingetragen werden, wenn die Zahlung oder Anzahlung eingegangen ist.
Nach der Verarbeitung erscheint für jeden Datensatz ein eigenes Verarbeitungsprotokoll.
7) Sonderfall: Zahlung konnte nicht automatisch zugeordnet werden
Wenn keine automatische Zuordnung möglich ist, zum Beispiel wegen eines Tippfehlers im Verwendungszweck, kannst du den Datensatz manuell nachbearbeiten.
Filtere die Liste zunächst nach Nicht zugeordnet.
Gib anschließend über Zuordnen die korrekte Auftragsnummer ein und ordne den Bankumsatz dem richtigen Auftrag zu.
8) Zum Abschluss
In DreamRobot BANK Modul alle Bankzahlungen auf Bezahlt setzen, die Farbe Rot verschwinden dann.
Einstellungen (nur für Administratoren)
Die folgenden Bereiche betreffen die technische Konfiguration des Systems. Änderungen sollten nur von Administratoren durchgeführt werden.
8) Einstellungen aufrufen
9) E-Mail-Vorlagen den Zahlungsfällen zuordnen
Im Bereich E-Mail-Vorlagen Zuordnung legst du fest, welche E-Mail-Vorlage bei welchem Zahlungsfall automatisch verwendet wird.
10) DreamRobot API-Texte konfigurieren
Im Bereich DreamRobot API-Texte konfigurieren legst du fest, welche Texte bei welchem Zahlungsfall in das Feld Infos des Auftrags geschrieben werden.
- Text vor dem bestehenden Infos-Text als Prefix definieren
- Text nach dem bestehenden Infos-Text als Suffix definieren
- Zeilenumbrüche werden automatisch eingefügt
11) Kontrolle und Prüfung
Prüfe nach der Verarbeitung mehrere Datensätze stichprobenartig im Verarbeitungsprotokoll und direkt in DreamRobot.
- Der Bankumsatz wurde dem richtigen Auftrag zugeordnet.
- Der erkannte Zahlungstyp ist korrekt.
- Die passende E-Mail wurde versendet.
- Die Felder Anzahlung und Anzahlung erhalten wurden korrekt aktualisiert.
- Das Feld Infos (eigene Notizen) wurde korrekt ergänzt.
- Nicht automatisch zuordenbare Zahlungen wurden manuell korrigiert.
Nach Änderungen an Vorlagen oder Einstellungen sollte immer zuerst ein Testlauf mit einzelnen Datensätzen durchgeführt werden.