Auf unseren Rechnungen ist ein Zahlungsziel von 7 Tagen nach Erhalt der Ware angegeben. Das gilt für Restzahlungen (sofern bereits eine Anzahlung geleistet wurde), als auch für Gesamtzahlungen (bei Rechnungssumme unter 250 EUR oder Aufträgen ohne Anzahlung – zB. öffentliche Auftraggeber).
Im zwei Wochen Rhythmus sollten Aufträge in DreamRobot auf fehlende Zahlungen und Restzahlungen nach erfolgter Lieferung geprüft und gegebenenfalls gemahnt werden.
Dafür folgenden Filter setzen:
- Status: nein bezahlt, ja gesendet, nein geparkt
- Portale: alle
- Datum: –
- Zahlenbereich: –
- Zahlart: –
- Liefer-Gebiet: Inland + Ausland anhaken
- Anwenden
In der Suchleiste muss nichts eingetragen werden, da kein Auftrag ausgeschlossen werden soll
Jetzt werden alle Aufträge angezeigt, die bereits verladen/ geliefert wurden aber noch nicht vollständig bezahlt wurden. Das ist am roten „B“ neben dem Gesamtbetrag zu erkennen:
Bevor eine Mahnung verschickt wird, muss ein Auftrag erst auf das genaue Lieferdatum überprüft werden.
Dazu über die Sendungsverfolgung in einem Auftrag kontrollieren, ob die Lieferung mindestens sieben Tage vor dem Tag der Mahnung erfolgte:
Den Status aus der Sendungsverfolgung im Kommentarfeld wie folgt eintragen, um den zukünftigen Mahn-Vorgang zu erleichtern (so muss nicht jedes Mal die Sendungsverfolgung kontrolliert werden):
Möglicher Status:
- ZT xx.xx.xxxx (ZT = Zustellung)
- unterwegs xx.xx.xxxx
- in Avisierung xx.xx.xxxx
- in Zustellung xx.xx.xxxx
- Bei TKS nach Status gefragt am xx.xx.xxxx (wir kommen systemseitig nicht in jede Sendungsverfolgung, weshalb in diesen Fällen per E-Mail unter Angabe der Sendungsnummer bei TKS nach dem Status gefragt werden muss; über: kundenservice@tks-logistik.de)
Ist die Ware also zugestellt und liegt das Zustelldatum mindestens sieben Tagen ab heute zurück, wird die erste Mahnung per E-Mail an den Kunden über DreamRobot verschickt:
- „SERVICE: fehlende Restzahlung“: wenn bereits eine Anzahlung geleistet wurde, der Restbetrag aber fehlt. Hier muss der korrekte Betrag noch manuell eingetragen werden (hierzu die Anzahlung vom Gesamtbetrag abziehen und eintragen) WICHTIG: auf die zugehörige Landessprache übersetzen vor dem Absenden!
- „SERVICE: fehlende Zahlung“: wenn keine Anzahlung erforderlich war (bei vielen öffentlichen Auftraggebern) oder Die Rechnungssumme unter 250 EUR ist. WICHTIG: auf die zugehörige Landessprache übersetzen vor dem Absenden!
In beiden Fällen wird anschließend im Kommentarfeld eingetragen „Mahnung per Mail am xx.xx.xxxx“
Sollte der Kunde im nächsten Mahnlauf (ca. zwei Wochen später) noch immer nicht gezahlt haben, wird das erste Mal per Post gemahnt. Hierzu folgende Vorlage ausdrucken und per Post verschicken (bei ausländischen Kunden zusätzlich noch die Mahnung per Mail von vor zwei Wochen zum besseren Verständnis mitschicken):
Im Kommentarfeld eintragen: Mahnung1 per Post am xx.xx.xxxx
Sollte der Kunde im nächsten Mahnlauf (ca. zwei Wochen später) noch immer nicht gezahlt haben, wird das zweite und von uns letzte Mal per Post gemahnt. Hierzu folgende Vorlage ausdrucken:
Im Kommentarfeld eintragen: Mahnung2 per Post am xx.xx.xxxx
Sollte der Kunde nach weiteren zwei Wochen noch immer nicht gezahlt haben: versuchen diesen telefonisch zu erreichen. Ansonsten an unser zuständiges Inkassobüro „Creditreform“ weitergeben:
[Link zum Artikel folgt noch]
Zusammenfassend:
durchläuft ein Auftrag das komplette Mahnwesen, sollte der Kunde eine E-Mail, zwei Briefe per Post, mindestens einen Anruf erhalten haben und bei Creditreform („Crefo“) gemeldet sein. Im Kommentarfeld sieht es dann so aus:
- Crefo gemeldet am 10.11.22
- telefonisch am 10.11.22 nicht erreicht
- Mahnung2 per Post am 19.10.2022
- Mahnung1 per Post am 28.09.2022
- Mahnung per Mail am 25.08.2022