Täglich müssen die Zahlungseingänge in DR abgerufen und geprüft werden. Am besten morgens als aller erstes (zu Hochzeiten ist es ratsam den Abruf ein zweites Mal am Nachmittag druchzuführen)
Hierzu das Fenster „Bank“ aufrufen:
Daraufhin den Abruf nach folgender Reihenfolge durchführen:
- Reiter „Bank-Abruf“ klicken
- Auf das Symbol „aktualisieren“ klicken und 10 Sekunden warten (in dieser Zeit zieht sich DR die Daten von der Bank)
- Auf das Symbol „Abrufen“ klicken
- Über „X“ Fenster schließen
Jetzt werden alle abgerufenen Zahlunsgeingänge angezeigt; alle die DR selbstständig zuordnen kann sind grün, die roten Zeilen müssen wir manuell buchen (DR kann Anzahlungs- oder Restbeträge nicht automatisch zurodnen):
Im Verwendungszweck in der Bank steht unsere Auftragsnummer. Handelt es sich um eine Anzahlung, wird anhand des Auftragswertes geprüft, ob es sich tatsächlich um die 35 % handelt; diverse Kunden überweisen hin und wieder andere Beträge, die nicht mit den 35% übereinstimmen (solange der Auftragswert nach der Zahlung des Restbetrages komplett ausgeglichen ist, ist das nicht großartig von Bedeutung);
Jetzt ein zweites DR Fenster mit „Auftrag“ öffnen, um die einzelnen Positionen aus der Bank im Auftrag direkt zu pflegen/ abzugleichen.
Im Kommentarfeld wird der angezahlte Betrag wie folgt eingetragen:
„xxx EUR 35% Anzahlung erhalten am xx.xx.xxxx“
Und der Kunde erhält eine Bestätigungsmail (SERVICE: Anzahlung erhalten) von uns:
Somit kann die Position in der Bank „gegrünt“ werden, indem das „B“ (bezahlt) geklickt wird:
Handelt es sich bei einem Betrag in der Bank um einen Restbetrag, wird der ganze Auftrag im Fenster „Auftrag“ ebenfalls „gegrünt“:
(Zahlungen von Amazon können ohne Prüfung des Auftrages gegrünt werden, Zahlungen von Creditreform müssen mit deren zahlungsavis, welches wir meist eine Woche zuvor per Mail erhalten haben übereinstimmen)
Ergänzung:
Nach Erhalt der Restzahlung (Auftrag „gegrünt“) erhält jeder Kunde eine E-Mail mit einer Bewertungsaufforderung:
Die E-Mail-Vorlage ist in Deutsch, Englisch und Französisch hinterlegt.
Das Bewertungsportal passt sich automatisch an (Tolymp oder turnstangen.de).
Zahlungsabruf des Paypal-Kontos:
Wenn eine neue/rote Zahlung daraufhin angezeigt wird, mit dem Auftrag abgleichen und „grünen“
sdf dsafs