Die Mahnstufen im Überblick
Das Mahnwesen umfasst 6 Stufen – von der freundlichen Zahlungserinnerung bis zur Übergabe an das Inkasso. Jede Stufe hat eine definierte Wartezeit, einen Versandweg und ggf. eine Mahngebühr.
| Stufe | Bezeichnung | Wartezeit | Versandweg | Gebühr |
|---|---|---|---|---|
| -1 | Zahlungserinnerung Anzahlung | 7 Tage nach Auftragsfreigabe | 0 € | |
| 0 | Zahlungserinnerung | 10 Tage nach Lieferung | 0 € | |
| 1 | 1. Mahnung | 10 Tage nach letzter Stufe | Brief | 0 € |
| 2 | 2. Mahnung | 10 Tage nach letzter Stufe | Brief | 5 € |
| 3 | Letzte Mahnung (aktuell deaktiviert) |
10 Tage nach letzter Stufe | Einschreiben | 10 € |
| 4 | Inkasso (Creditreform) | 63 Tage nach letzter Stufe | manuell | – |
Wann wird gemahnt?
Eine Mahnung wird nur ausgelöst, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:
- Der Auftrag stammt aus dem Jahr 2025 oder neuer und hat eine Rechnungsnummer
- Der Auftrag ist nicht storniert und nicht vollständig bezahlt
- Der Rechnungsbetrag beträgt mindestens 250 € – oder er liegt darunter, wurde aber bereits versendet
- Vorkasse-Aufträge werden unabhängig von Betrag oder Versandstatus immer erfasst.
Sonderfall: Anzahlung (Stufe -1)
Bei Aufträgen mit einem Rechnungsbetrag über 250 € wird eine Anzahlung erwartet:
Inland (DE / AT)
35 % des Rechnungsbetrags als Anzahlung erforderlich.
International
50 % des Rechnungsbetrags als Anzahlung erforderlich.
Geht die Anzahlung innerhalb von 7 Tagen nach Auftragsfreigabe nicht ein, wird eine Zahlungserinnerung per E-Mail versendet.
Ab wann greifen reguläre Mahnstufen?
- Ab Stufe 0: Erst wenn die Ware versendet wurde und kein aktiver Mahnstopp vorliegt
- Erste Mahnstufe (Stufe 0): Die Wartezeit wird ab dem Lieferdatum berechnet (ermittelt über DHL-/GLS-Tracking)
- Folgestufen (Stufe 1–4): Die Wartezeit zählt ab dem Versanddatum der letzten Mahnung
Versandwege
E-Mail (Stufe -1 und 0)
Die Zahlungserinnerungen werden automatisch per E-Mail über vordefinierte E-Mail-Templates versendet.
Brief (Stufe 1–3)
Für die Mahnstufen 1 bis 3 wird automatisch ein PDF erstellt und über OnlineBrief24 als postalischer Brief versendet.
- Stufe 1: Standardbrief (schwarz/weiß)
- Stufe 2: Brief in Farbe
- Stufe 3: Einwurf-Einschreiben
Inkasso (Stufe 4)
In Stufe 4 erfolgt kein automatischer Versand. Stattdessen wird eine Vorschlagsliste erstellt, auf deren Basis die Übergabe an Creditreform manuell durchgeführt wird.
Mahnstopps
Ein Mahnstopp verhindert, dass ein Auftrag im Mahnlauf weiter berücksichtigt wird. Es gibt zwei Arten:
Temporärer Mahnstopp
- Läuft nach einem definierten Zeitraum automatisch ab
- Wird vom automatischen Mahnlauf aufgehoben, sobald das Ablaufdatum erreicht ist
Dauerhafter Mahnstopp
- Muss manuell aufgehoben werden
- Beim Aufheben kann die Mahnstufe optional zurückgesetzt werden
Mahnstopps werden mit DreamRobot synchronisiert, sodass der Status in beiden Systemen konsistent ist.
Automatischer Mahnlauf
Der automatische Mahnlauf wird regelmäßig ausgeführt und durchläuft folgende Schritte:
- Abgelaufene Mahnstopps aufheben – Temporäre Mahnstopps, deren Ablaufdatum erreicht ist, werden automatisch deaktiviert.
- Unbezahlte Aufträge suchen – Alle Aufträge, die die Mahnkriterien erfüllen, werden ermittelt.
- Nächste Stufe und Wartezeit prüfen – Für jeden Auftrag wird die nächste Mahnstufe bestimmt und geprüft, ob die Wartezeit abgelaufen ist.
- E-Mail oder Brief verschicken – Je nach Mahnstufe wird die Mahnung per E-Mail oder Brief versendet.
- Mahnhistorie protokollieren – Jeder Mahnvorgang wird vollständig in der Mahnhistorie dokumentiert.
Nachvollziehbarkeit
Alle Mahnvorgänge werden lückenlos protokolliert. Es stehen zwei Ebenen zur Verfügung:
Auftragshistorie
Zeigt pro Auftrag, wann welche Mahnung verschickt wurde – inklusive Stufe, Datum und Versandweg.
Mahnprotokoll (Audit-Log)
Globales Protokoll über alle Mahnläufe, inklusive Mahnstopps, Fehler und übersprungene Aufträge.